Zaplanuj swój dobry rok - post gościnny

Witajcie! 
Kilka dni temu rozpoczął się nowy rok - a wiadomo "Nowy rok - nowa ja" :) i dobrze, żeby ta "nowa" zaczęła coś planować, bo inaczej będzie jak zwykle a nie na nowo. O poradę poprosiłyśmy Anię Kurtasz z bloga inspirow.anka.com.pl - jedną ze specjalistek planowania. 
Mamy nadzieję,  że jej post przybliży Wam całą ideę trochę bardziej. 
Miłej lektury! 
Krulik

Witam wszystkich! 

Początek roku nieodmiennie kojarzy się z planowaniem i wyznaczaniem celów na rok kolejny. Warto jednak wiedzieć, że tzw. noworocznych postanowień dotrzymuje zaledwie 8% ludzi. Dlaczego tak jest? Czy planowanie jest złe? Wprost przeciwnie! Jest po prostu źle stosowane/wykonywane ;)

W pierwszy dzień bieżącego roku przeczytałam życzenia, które uświadomiły mi, na czym polega powszechny błąd – można go odnieść także do planowania. Życzenia zaczynały się następująco: „Dla tych, którzy wierzą w moc słowa…” – a później oczywiście tradycyjne frazesy o zdrowiu, szczęściu i radości. Co w tym złego, powiecie? To, że ja nie wierzę w moc słowa. Nie będziemy zdrowi i szczęśliwi wtedy, gdy tylko sobie tego zażyczymy. Wierzę w moc czynu. Będziemy zdrowi i szczęśliwi (także bogaci, radośni i co tam sobie sami wpiszecie) wtedy, kiedy sami zaczniemy DZIAŁAĆ w tym kierunku. 

 

Dobrym przykładem są tzw. postanowienia noworoczne, które w tych dniach każdy tak chętnie deklaruje (a za rok płacze, jaki ten mijający rok był do d..., bo nic się nie wydarzyło). A dlaczego? Bo same deklaracje (i życzenia) nie wystarczą! Chcesz czytać więcej książek i Ci się nie udaje? Czasami nawet – ze zdziwieniem (czasem i zazdrością) pytasz – ojej, a co Ty robisz, że czytasz tak dużo książek? Nie wystarczy powiedzieć sobie dziś „W 2020 roku będę więcej czytać” – to nic nie znaczy. W zasadzie nie wystarczy nawet zadeklarować „W 2020 roku przeczytam 52 książki”. Za tym muszą iść konkretne działania. 52 książki w roku, to jedna książka w tygodniu. Ma ona około 350 stron (czasem więcej, czasem mniej, ale to nieistotne). Żeby przeczytać ją w tydzień, musisz w takim razie znaleźć czas, aby przeczytać każdego dnia 50 stron. A zatem – znaleźć około pół godziny do 40 minut na to zajęcie. Dużo? A ile minut dziennie przeglądasz FB? ;) 40 minut to takie 3 spokojne kawy - poświęcone na czytanie (no, chyba że jest się mną i książka jest fajna, to wystarczy popołudnie... na całą książkę). Da się? I tak robimy ze wszystkim. Nie życzymy sobie (czy innym), aby nasze dni były szczęśliwe, ale sami je takimi czynimy – minuta po minucie.

 

Sama właśnie to robię - wstałam o siódmej, aby wypić aromatyczną kawę i trochę poczytać :) Poranek mam szczęśliwy – teraz pora działać tak, abym i o reszcie dnia mogła powiedzieć to samo. A zatem – UCZYŃCIE sobie rok 2020 szczęśliwym! Planowanie ma w tym nas wspierać i dziś dowiecie się ode mnie, w jaki sposób wspiera moje działania od wielu już lat.

W zasadzie sama idea planowania jest mi bliska od dawna – jeszcze w czasach szkoły podstawowej prowadziłam pamiętnik (mój bullet journal obecnie pełni też w pewnym sensie także rolę pamiętnika i notesu na zapiski). Gdy w wieku 21 lat (a było to już 25 lat temu – w roku 1995!) zaczęłam pracę, zastąpiłam pamiętniki terminarzami nauczyciela. Wypełniałam je wyjątkowo skrupulatnie – mam je zresztą do dziś i jestem w stanie odnaleźć dowolny temat lekcji realizowanej w ciągu minionych ponad 24 lat mojej pracy… Problem z takim terminarzem polegał jednak na tym, że miał on swoje nadrukowane tabelki, które nie zawsze mi odpowiadały. Czasami zostawały mi puste całe strony, z których w ogóle nie korzystałam. Częściej jednak – nie mieściłam się w rubryce przeznaczonej na tydzień lub konkretny dzień. Dlatego właśnie postanowiłam przerzucić się do bujo. O samej idei bujo słyszałam już wcześniej, ale na dobre przekonałam się do niej dopiero w kwietniu 2017 roku. Od tamtej pory cały czas doskonalę swoje planowanie, ponieważ jest to metoda, która ciągle ulega zmianom. I to mi się w niej chyba podoba najbardziej. Mogę dopasować planowanie do swojego kontekstu, nastroju, humoru i aktualnych preferencji estetycznych. Mogę to robić „na bogato” lub minimalistycznie – nie przejmując się miejscem w stałych rubrykach. Tu widać wyraźnie jego zdecydowaną przewagę nad typowym kalendarzem czy terminarzem, mającym z reguły ścisły podział, który nie zawsze jest dla każdego odpowiedni. Miejsca mamy w nim za dużo, za mało, a bywają dni, a czasem nawet tygodnie, które – z różnych powodów – pozostawiamy puste. W bujo tak nie jest, ponieważ zapisujemy to, co chcemy, tak, jak chcemy i wtedy, kiedy chcemy. 

 

Swoje planowanie realizuję od ogółu do szczegółu. Przede wszystkim zaczynam od stworzenia rozkładówek miesięcznych na cały nadchodzący rok. Pozwalają one wstępnie planować i zaznaczać wydarzenia, o których wiemy dużo wcześniej. Jest to po prostu 12 stron na poszczególne miesiące, w których możemy wpisywać sobie znane terminy aż do końca roku (wakacje, urlopy, urodziny, wizyty lekarskie, wyjazdy itp.). Dodatkowo zamieszczam tam zwykle swoje pomysły na dany miesiąc, ciekawe hasła i cytaty, rzeczy, które planuję robić, wstępną listę tego, co chciałabym kupić (książki, ebooki, o których premierze wiem zwykle wcześniej). Najbardziej szczegółowo planuję zwykle trzy miesiące, ponieważ tyle mieszczę w swoim jednym planerze/zeszycie, a kolejne – jedynie schematycznie, orientacyjnie. Osoby, które mieszczą w jednym zeszycie cały rok, mogą sobie miesiące zaplanować bardziej szczegółowo.

Po orientacyjnym zaplanowaniu wszystkich miesięcy, na kolejnej stronie wypisałam sobie cele na 2020 rok. Wydawać by się mogło, że jest ich dość sporo – aż 23, ale… Cele te nie powstawały w próżni. Są dobrze przemyślane, konstruowane już od połowy listopada. Wynikają z działań, które podejmuję od dłuższego czasu. Niektóre są po prostu ich bezpośrednią kontynuacją. W celach tych zawarłam zarówno projekty jednorazowe, jak i długofalowe, na których zrealizowanie będę potrzebowała całego roku. Te dłuższe będą rozbijane na zadania kwartalne i miesięczne. Są to w większości rzeczy, które się po prostu dzieją w moim życiu. Dzieją się systematycznie. Są zbiorem spraw zarówno nowych, jak i będących kontynuacją. Rzeczy bardzo ważnych, jak i z pozoru błahych, ale też ważnych, bo budujących naszą codzienność. Myślę, że – jeśli nie zajdą nieprzewidziane okoliczności – cele te są jak najbardziej realne do realizacji i nie należy się przerażać ich ilością.

Tym bardziej, że większość celów długofalowych (tych trwających cały rok) mam już też bardzo dokładnie rozpisanych. Przykładem mogą być pierwsze cztery – każdy z nich rozkłada się na zadania do realizacji w poszczególnych miesiącach. Zaprojektowanie 12 zestawów naklejek, to tylko zaprojektowanie jednego zestawu na miesiąc, co jest jak najbardziej realne. Przeczytanie 60 książek to cel zgoła minimalistyczny, zakłada bowiem czytanie jedynie 5 książek miesięcznie, a w roku ubiegłym bywały miesiące, kiedy przeczytałam ich 17 czy nawet 19. Codzienna nauka angielskiego to raptem 10 minut ćwiczeń w duolingo, które realizuję codziennie w samochodzie na parkingu, gdy czekam na Marcina odbierającego obiad. Cele zatem są duże, ale podzielone na malutkie kawałeczki – przyjazne do realizacji.

Na następnych stronach mojego bujo podzieliłam cele na konkretne obszary, obejmujące hobby, książki, sprawy szkolne, planowanie i sprawy związane ze sklepem internetowym Marcina (projektowanie naklejek). Sam proces planowania roku trwał od początku grudnia i trwa w zasadzie cały czas – dużo rzeczy będzie jeszcze uzupełnianych i modyfikowanych w styczniu – stąd puste miejsca w planerze. Najpierw powstała wizja w głowie – taka w kawałkach. Została ona przeniesiona na karteczki „na brudno”. Miało to bowiem miejsce w najbardziej zaskakujących momentach – na przykład podczas mycia naczyń.

Potem te plany zaczęły przybierać coraz bardziej realne kształty. Zaczęłam je dzielić na bloki tematyczne. Następnie wpisywałam plany w te bloki i to też nie od razu, ale etapami. 23 cele, które znalazły się na pierwszej kartce, wpisałam tak naprawdę na samym końcu – sformułowały się one bowiem naturalnie na podstawie treści zawartych w blokach tematycznych. Powstały zatem z tego, co prostu chciałabym robić w 2020 roku, z działań, które chciałabym kontynuować lub podejmować. Całe planowanie było (nadal jest!) procesem i trwało co najmniej 2-3 tygodnie. Zapisywanie tych wszystkich treści to też nie była rzecz jednorazowa, tylko trwająca kilka dni. Nie jest to też rzecz skończona, bo zamierzam co najmniej do końca stycznia uzupełnić i modyfikować swoje plany.

Nowością w moim planie rocznym jest lista książek do przeczytania. Nigdy tego nie robiłam. Zawsze zapisywałam książki już przeczytane. Nadal oczywiście będę czytać spontanicznie te książki, na które będę miała ochotę. Pewną modyfikacją jednak będzie włączenie w każdym miesiącu kilku konkretnych pozycji, które czekają na przeczytanie. Po prostu do czytanych spontanicznie dołożę co miesiąc jedną lub dwie książki z listy beletrystyki i jedną z listy książek rozwojowych. Są to pozycje z Legimi, które chcę przeczytać i czekają na to od dawna. Chcę się w ten sposób zmobilizować wreszcie do ich przeczytania. A jeśli chcecie się dowiedzieć, co pomaga mi w czytaniu dużej ilości książek (ponad 100 rocznie!), zajrzyjcie na stronę internetową Inspirow.Anki.

Sprawy szkolne czekają jeszcze na uzupełnienie. Podobnie sprawy scrapowe – na razie nie robię nic. Czekam do wiosny – na posprzątanie pracowni i normalną temperaturę, ponieważ w tej chwili jest tam niesamowicie zimno, co uniemożliwia wszelkie kreatywne działania. Podobnie mają się rzeczy związane z podróżami – strona czeka na uzupełnienie.

Nowością jest w tym roku podział na cele kwartalne i miesięczne – przymierzałam się do tego od mniej więcej połowy minionego roku i wreszcie zamysł doczekał się realizacji. Z 23 celów rocznych wybrałam te do realizacji w pierwszym kwartale, a je z kolei – podzieliłam na konkretne zadania do realizacji w danym miesiącu. Najbardziej szczegółowe zadania wpisałam w styczniu. W lutym i w marcu będą one uzupełniane na bieżąco – w związku w rozwojem aktualnej sytuacji.

Planowanie miesiąca zaczynam zwykle od wykonania strony tytułowej z nazwą miesiąca i tematyczną grafiką. Nie jest to obowiązkowe – po prostu sprawia mi przyjemność. Na kolejnej stronie wykorzystuję ogólną tabelkę do planowania miesiąca, składającą się z trzech kolumn. Każda z nich ma 10 linijek. W miesiącu liczącym 31 dni doklejam pod ostatnią kolumną dodatkowy paseczek. Ten sposób planowania miesiąca wykorzystuję od początku 2019 roku w swoim bullet journalu i jestem z niego bardzo zadowolona. Jest czytelny i estetyczny. Dni wolne (weekendy i święta) zaznaczam kolorowym zakreślaczem lub brush penem. Za wadę tego typu rozpiski miesięcznej można uznać jednak to, że mamy czasem zbyt mało miejsca na zapisanie wydarzeń w danym dniu. Wszystko jednak zależy od indywidualnych preferencji – nie każdy też w takim ogólnym planie miesiąca zapisuje tak wiele. Na tej stronie przyklejam też dwie dodatkowe naklejki. Na górze – z priorytetami na dany miesiąc. Ta naklejka jest tak skonstruowana, że po zagięciu i sklejeniu tworzy zakładki indeksujące wystające poza brzeg planera, co służy łatwiejszej identyfikacji początku miesiąca. Na dole pod tabelką umieszczam naklejkę przeznaczoną na zadania do realizacji w kolejnym miesiącu. Dopisuję je sukcesywnie.

Na kolejnych stronach miesięcznych umieszczam zwykle: listę zadań do wykonania w bieżącym miesiącu, statystyki z mediów społecznościowych, listę książek przeczytanych w danym miesiącu oraz podobne listy dotyczące obejrzanych filmów i seriali (do ich monitorowania wykorzystuję zwykle trackery), listę pięknych chwil z każdego mijającego dnia, trackery monitorujące codzienne czynności i nawyki, o których chcę pamiętać, planowanie swojego rozwoju osobistego (szkolenia, warsztaty, webinary do obejrzenia w danym miesiącu), plany swojej obecności w mediach społecznościowych, listy rzeczy do kupienia, filmów do nagrania, rozmaitych inspiracji, książek do przeczytania na Legimi.

Kolejnym elementem mojego bujo jest już planowanie konkretnych tygodni w miesiącu. Co zatem zawiera mój tydzień? Każdy mieści się na dwóch stronach. Na górze umieszczam poszczególne dni tygodnia z miejscem na wypisanie kilku najważniejszych zadań lub terminów. Pod nimi mam miejsce na wypisanie zadań do realizacji w danym tygodniu, monitoruję tam też książki, które czytam (a czytam ich zwykle kilka) oraz miejsce na zapisanie rzeczy do zrobienia w kolejnym tygodniu (zwykle nie wypełniam go w dniu planowania tygodnia, ale sukcesywnie w kolejnych dniach). 

 

Niektórzy poprzestają na planowaniu tygodniowym, ja jednak zwykle mam tak wiele zadań, że nie mieściłyby mi się one tylko na dwóch stronach. Dlatego dodatkowo planuję też poszczególne dni. Wykorzystuję do tego oczywiście naklejki.

Szablony (a w konsekwencji i naklejki) do swojego planera wymyśliłam przede wszystkim dlatego, że jestem urodzonym leniem 😉 Leniem, który – owszem – dużo robi, ale jednak leniem! Znacie chyba tę teorię, że największe wynalazki powstały właśnie z lenistwa, ponieważ tak bardzo się człowiekowi nie chciało robić pewnych rzeczy, że wymyślił wszystko, aby sobie pracę usprawnić. I tak właśnie jest ze mną. Wymyślam. Realizacją tych pomysłów obarczam oczywiście potem mojego Marcina 😉 Ale efekt jest! I tak właśnie było z tymi szablonami/naklejkami.

Nie chciało mi się w bujo różnych rzeczy przepisywać codziennie do dniówek. Zastanawiałam się, jak uniknąć tej uciążliwej, niepotrzebnej i czasochłonnej czynności. I dlatego wymyśliłam wklejki, które usprawnią mi tę pracę. Nie będę musiała w kolejnych dniówkach przepisywać różnych powtarzalnych rzeczy – one będą już gotowe, wydrukowane i będzie je sobie można dowolnie przekładać (jak puzzle), dopasowując do schematu danego dnia i tego, co w tym dniu robimy.

Mogłam sobie te szablony wydrukować na najzwyklejszych kartkach, powycinać, ułożyć według własnych preferencji i po prostu przykleić klejem, uzupełniając ewentualnie o jakieś szczególne, prywatne zadania. Później, wpadłam na pomysł (lenistwa ciąg dalszy, a jakże!), że po co wycinać i smarować klejem, skoro można kupić papier samoprzylepny i ploter, aby drukować gotowe naklejki, których przyklejenie w planarze będzie jeszcze łatwiejsze!

Jest to też dobre rozwiązanie dla osób, które nie potrafią lub nie chcą (nie mają czasu) rysować, a jednocześnie chcą mieć wszystko poukładane i estetyczne. Tak właśnie było ze mną. Oglądałam na YouTube, Instagramie i Pintreście mnóstwo cudownych planerów i zazdrościłam, że moje mizerne umiejętności nie pozwalają na takie cuda. A przecież też chciałam mieć pięknie. Chyba każdy chce. Gotowe naklejki stały się wybawieniem! Szablon takich naklejek jest w miarę uniwersalny, znalazło się w nim też miejsce na własne zapiski.

Przy pomocy naklejek tworzę sobie ramowy plan dnia, który następnie wypełniam zarówno czynnościami powtarzalnymi, cyklicznymi, jak i okazjonalnymi. Najpierw wpisuję najważniejsze zadania w danym dniu (czyli bezwzględne priorytety) i te, które muszą być wykonane o określonej godzinie (na przykład zaplanowane spotkanie lub wizyta u lekarza). Pozostałe miejsca uzupełniam zadaniami mniej ważnymi i takimi, które w przypadku różnych zbiegów okoliczności mogą być zastąpione innymi czynnościami, bądź mogą w ogóle nie być zrealizowane i nie wpłynie to w żadnym stopniu na dzienną produktywność. Należy tu jednak zawsze pamiętać, aby dobrze rozłożyć wagę i w pierwszej kolejności wykonać zadania uznane za priorytetowe. Tu ważna uwaga – jednego dnia takim priorytetem będzie zadanie związane z pracą etatową (np. kolejny etap realizacji jakiegoś projektu), a innego dnia priorytetem stanie się zadanie całkiem prywatne (wizyta u lekarza czy przegląd samochodu). W moim planie dnia znajduje się zawsze miejsce na notatki. Można tam wpisywać rzeczy do zapamiętania, coś pilnego do wykonania, co wpadło nagle, już po zaplanowaniu dnia lub zadania dodatkowe, na które znajdziemy czas, gdy szybciej wykonamy rzeczy wcześniej zaplanowane. Miejsce na notatki warto także wykorzystywać na zapisywanie rzeczy, które wpadają nam do głowy podczas realizacji innych zadań, aby nie odrywać się od nich, a jednocześnie nie zapomnieć o innych.

Jestem niesamowicie zadowolona z tak wypracowanego szablonu planowania dnia – oszczędza on mój czas (przeznaczany wcześniej na rysowanie tabelek), a jednocześnie zadowala moje poczucie estetyki (nigdy nie udawało mi się rozrysować wszystkiego tak, abym była w pełni usatysfakcjonowana).

Podczas planowania warto też sobie zadać pytanie – czy planować cały swój dzień?

To pytanie powinno w zasadzie brzmieć: Czy warto planować dokładnie cały swój dzień? Nasza rzeczywistość bowiem nie pozwoli nigdy na ścisłe trzymanie się planu, a osoby, które chciałaby zaplanować każdą minutę, są wieczorem pełne frustracji i przeświadczenia, że zmarnowały swój czas, skoro i tak części rzeczy zrobić się nie udało… Na to jednak jest świetny sposób! Gdy już wpiszemy w swój plan dnia rzeczy powtarzalne, sprawy terminowe i czas na relaks (a przypominam, że jest to bardzo ważna część dnia), zaplanujmy pracę. I tu też trzeba pamiętać o jednej bardzo istotnej rzeczy. W wielu źródłach spotkałam się ze stwierdzeniem, aby zawsze planować tylko około 60% czasu z tego przeznaczonego na pracę (mowa jest też o planowaniu miedzy 50 a 80% czasu). Dlaczego? Przede wszystkim nie zawsze jesteśmy w stanie precyzyjnie określić, ile czasu zabierze nam określone zadanie.

Czasem zdarzają się nieprzewidziane okoliczności, które nam to zadanie wydłużą lub utrudnią (np. przerwa w dostawie internetu… chociaż akurat w tym przypadku zdarza się, że tego typu sprawa bywa nie tyle utrudnieniem pracy, co właśnie podwyższeniem produktywności, gdyż brak internetu spowoduje u wielu z nas, że będziemy musieli z żalem skończyć oglądanie zdjęć śmiesznych kotów i wreszcie zająć się konkretna pracą, a nie tylko udawać, że pracujemy).

Kolejnym powodem planowania zaledwie 60% czasu pracy jest tzw. – tu znowu posłużę się częstym korporacyjnym zwrotem – bieżączka. Nie mniej jednak takie właśnie nagłe sprawy często odciągają nas od faktycznie zaplanowanych zadań. To one sprawiają, że czas ich wykonania znacznie się wydłuża. Gdybyśmy zaplanowali sobie 100% czasu na pracę, wielu z zadań byśmy nie wykonali. Często byłoby to kłopotliwe w przypadku naglących terminów.

Jednak planowanie mniejszej liczby zadań nie jest niczym złym, zawsze możemy mieć bowiem w podorędziu listę zadań dodatkowych. Przewidujemy je na takie właśnie okazje, gdy ten zaplanowany bufor czasowy pozwoli nam na wykonanie czegoś dodatkowego.

W idei planowania metodą bullet journal najpiękniejsze jest właśnie to, że stanowi ona proces. Zmiana planowania wynika z ciągłych zmian, jakie następują w naszym życiu. Najważniejsze, aby tak zaplanować każdy dzień, żeby mieć piękne i szczęśliwe całe życie. I tego Wam (i sobie) przede wszystkim życzę!

Jeśli spodobał się Wam ten artykuł i chcielibyście przeczytać więcej o planowaniu i naklejkach, znajdziecie mnie tutaj:

- strona: https://inspirow.anka.com.pl/

- sklep z naklejkami do planowania: https://bullet-dragon.pl/kategoria-produktu/all

- fanpage: https://www.facebook.com/inspirow.anka

- IG: https://www.instagram.com/inspirow.anka/

- Pinterest: https://www.pinterest.ie/anek73/

- newsletter: https://inspirow.anka.com.pl/newsletter/

Artykuł ilustrują zdjęcia mojego planera z naklejkami ze sklepu Bullet-Dragon J

Anna Kurtasz